Mitä on tekninen viestintä?

Me kaikki käytämme erilaisia monimutkaisia laitteita lähes päivittäin niin kotonamme kuin työssämme. Näiden laitteiden tehokas ja turvallinen käyttö edellyttää, että meillä on mahdollisuus lukea laitteista lisää ja tutustua niin niiden uusiin kuin vanhoihin toimintoihin. Parhaassa tapauksessa lukemamme informaation on tuottanut koulutettu asiantuntija, tekninen viestijä.

Mitä on tekninen viestintä?

Tekninen viestintä on käyttäjille tarkoitetun informaation suunnittelemista ja tuottamista.

Informaatiota voidaan tuottaa hyvinkin erilaisille tuotteille. Työn alla voi olla niin yksittäinen tietokoneelle asennettava sovellus kuin vaikkapa lentokoneen suihkumoottori. Tuotetun informaation muoto voi olla esimerkiksi käyttöopas, FAQ eli useimmin kysytyt kysymykset, tutoriaali, on-line-avuste kuten ohje tietokoneohjelmissa, www-sivuilla tai puhelimissa, laitekuvaus tai varaosalista. Teknisen viestinnän asiantuntijat voivat myös hoitaa yrityksen verkkosivujen sisällöntuotantoa tai jopa markkinointimateriaalin kirjoittamista.

Sijoittuminen

Teknisen viestinnän ammattilaiset voivat työskennellä esimerkiksi tehtaissa, ohjelmistoyrityksissä, toimistoissa, pankeissa, sairaaloissa, yksin, muiden kanssa tai edellisissä alihankkijoina. Kuten edellä olevasta listasta huomaa, teknisten viestijöiden sijoittuminen eri aloille on yhtä moninaista kuin itse toimenkuvakin. Yhteistä jokaiselle teknisiä viestijöitä tarvitseville alalle on niiden tarve saada tekniikkaan ja teknologiaan liittyviä dokumentteja kirjoitettuna ja suunniteltuna tarkoituksenmukaiseen muotoon. Valtaosa Suomen teknisen viestinnän ammattilaisista työskentelee it-alalla, erityisesti langattoman viestinnän alueella. Viime vuosina yritykset ovat ulkoistaneet teknisiä viestijöitä sekä säästösyistä että ydinosaamiseensa keskittyäkseen, joten erilaiset palveluyritykset ovat myös huomattavia työnantajia. Voidaan kuitenkin olettaa, että tulevaisuudessa teknisten viestijöiden tarve lisääntyy. Teknologian osuus jokapäiväisessä elämässämme kasvaa jatkuvasti, joten tarvitaan myös ihmisiä, jotka tutustuvat tuotteeseen tavallisen Matti Meikäläisen näkökulmasta ja osaavat kertoa selkeästi ja käyttäjää ajatellen miten tätä teknologiaa lopulta käytetään.

Sijoittuminen

Teknistä viestintää tarvitaan monilla aloilla ja erityyppisissä yrityksissä. Tässä esimerkkejä teknisen dokumentoinnin arjesta:

Tekninen dokumentaatio on paljon muutakin kuin kirjoittamista. Haluatko kertoa jäsenille ja muille kiinnostuneille työstäsi? Ota yhteyttä palautelomakkeella ja kerro omia kokemuksiasi teknisestä viestinnästä!

Katso myös TCeuropen Infopool -työryhmän tulokset: http://www.stic.nl/tce-infopool/.

Tiedot ja taidot

Teknisen viestinnän ammattilaiselta edellytetään monenlaisia tietoja ja taitoja, kuten hyvää kirjoitustaitoa sekä kykyä suodattaa ja muuntaa asiantuntijoilta saatua tietoa kohderyhmän tarvitsemaan muotoon. Teknisen viestijän on siis myös analysoitava kohderyhmänsä: kenelle kirjoitan ja mitä näiden käyttäjien tulee tietää tuotteesta tai palvelusta voidakseen käyttää sitä joustavasti ja asianmukaisesti. Myös sujuva englannin kielen taito on usein perusedellytys, koska tekstit kirjoitetaan valtaosin englanniksi. Tästä syystä Suomessa toimivilla teknisillä viestijöillä on usein kielellinen koulutustausta. Taitavan kirjoittajan perustehtävä on luoda ymmärrettäviä ja selkeitä dokumentteja, jotka ottavat huomioon mahdolliset käyttäjien erilaiset taustat ja tavoitteet. Tekniseltä viestijältä vaaditaan myös muita taitoja ja ominaisuuksia. Yksi tärkeimmistä teknisen viestijän taidoista on kyky ymmärtää tekniikkaa, josta kirjoittaa. Kiinnostus tekniikkaan ylipäänsä auttaa erilaisten tekniikoiden sisäistämisessä. Teknisen viestijän on myös ymmärrettävä ketkä ovat kirjoitettavien dokumenttien kohderyhmä ja mihin he dokumentteja käyttävät. Tekniseltä viestijältä edellytetään myös stressinsietokykyä, sillä teknisen viestinnän ammattilaisten työtä leimaavat nopea teknologinen kehitys sekä erityisesti it-alalla hyvinkin nopeasti vaihtelevat projektiaikataulut. Ryhmätyötaidot ovat erittäin tärkeitä teknisen viestinnän alalla, koska työ muodostuu yhteistyöstä muiden kirjoittajien, tuoteasiantuntijoiden sekä esimerkiksi graafisten suunnittelijoiden kanssa. Teknisen viestijän on myös oltava luonteeltaan ulospäinsuuntautunut ja sosiaalinen, sillä osa tiedonkeruusta tapahtuu haastattelemalla asiantuntijoita. Luonnollisesti myös tietotekniset taidot ovat tarpeen, sillä vaikka viestijä ei tekniikan alalla työskentelisikään, usein hänen käyttämänsä työvälineet kuitenkin edellyttävät tietotekniikan sekä tiettyjen ohjelmistojen hallitsemista. Tällaisinä työvälineinä voidaan mainita erilaiset tekstinkäsittely- ja julkaisuohjelmistot, oikolukuohjelmat, sekä erilaiset html-kääntäjät sekä html-muotoisia avusteita tuottavat ohjelmistot. Teknisen viestijän onkin kyettävä elämään jatkuvassa muutoksessa, sillä viestijän tehtäväkenttä elää ja muuttuu koko ajan.

Koulutus

Suurimmalla osalla suomalaisista teknisistä viestijöistä on taustallaan kielikoulutus: joko filologia tai käännöstiede. Noin viidesosa on kouluttautunut muulla alalla, yleisimmin joko teknisellä tai kaupallisella alalla. Lähes kaikki tekniset viestijät ovat suorittaneet ylioppilastutkinnon, ja reilusti yli puolella on ylempi korkeakoulututkinto. Viime vuosien aikana tekninen viestintä on alana tullut tunnetummaksi ja niinpä alan koulutustakin on nykyisin tarjolla. Kolmasosa teknisistä viestijöistä on osallistunut joko yliopistojen teknisen viestinnän opinto- ohjelmaan tai muiden tahojen järjestämille kursseille ja konferensseille. STVY:n syysseminaarit ovat innostaneet joka vuosi yli 100 jäsentä osallistumaan.